Specification of archives of life insurance business management
2007-06-06 發(fā)布 2007-07-01實施
國 家 檔 案 局 發(fā) 布
前 言
本標準的附錄A、附錄B為規(guī)范性附錄。
本標準由國家檔案局提出并歸口。
本標準起草單位：中國保險監(jiān)督管理委員會、中國人壽保險股份有限公司。
本標準主要起草人：李世玲、劉娜、周綱、汪靜。
人身保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范
1 范圍
本標準規(guī)定了人身保險業(yè)務(wù)文件歸檔、整理、保管、利用和過期銷毀的要求和方法。
本標準適用于所有人身保險業(yè)務(wù)檔案管理與利用。
2 規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。
GB/T 18894-2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范
DA/T 15-1995 磁性載體檔案管理與保護規(guī)范
DA/T 22-2000 歸檔文件整理規(guī)則
3 術(shù)語和定義
下列術(shù)語和定義適用于本標準。
3.1
人身保險業(yè)務(wù)文件 records of life insurance business
指人身保險公司在承保、保全、理賠及客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)處理及服務(wù)環(huán)節(jié)中直接形成的各種文字、圖表、照片、聲像等文件材料。
3.2
人身保險業(yè)務(wù)檔案 archives of life insurance business
指具有保存價值的，經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的人身保險業(yè)務(wù)文件（3.1）
3.3
承保業(yè)務(wù)文件 underwriting records
指投保人向保險人提出投保要約直至締結(jié)保險合同的過程中形成的文件。
3.4
保全業(yè)務(wù)文件 conservation records指人身保險公司為了維持人身保險合同的持續(xù)有效，根據(jù)保險合同條款約定及客戶要求而提供的一系列保單服務(wù)過程中形成的文件。
3.5
理賠業(yè)務(wù)文件 claims records
指人身保險公司按照合同約定，承擔保險責任、履行保險金給付義務(wù)的過程中形成的文件。
3.6
件 item
指歸檔業(yè)務(wù)文件的最小整理單位，一般以客戶單次提交的業(yè)務(wù)申請及其相關(guān)的業(yè)務(wù)處理資料為一件。例如投保單及相關(guān)的投保資料可以為一件；投保補充資料可以為一件；保險合同送達回執(zhí)書可以為一件；理賠申請書及相關(guān)的理賠申請資料可以為一件。
4 總則
4.1 人身保險公司應對本公司在業(yè)務(wù)工作中形成的各種文件材料做好分類、整理、歸檔、保管、定期鑒定及銷毀工作，必須保證業(yè)務(wù)檔案的安全、完整和準確。
4.2 人身保險公司對業(yè)務(wù)檔案中記載的客戶資料負有保密職責，嚴禁未經(jīng)客戶許可擅自對外泄露客戶資料。
4.3 人身保險業(yè)務(wù)檔案在采取紙質(zhì)載體的同時，應輔助使用電子檔案進行管理。歸檔業(yè)務(wù)文件同時存在相應的紙質(zhì)及電子文件時，在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上應保持一致。
5 管理機構(gòu)和管理崗位職責
5.1 為保證人身保險業(yè)務(wù)檔案管理工作正常運作，各人身保險公司應設(shè)立專門檔案管理機構(gòu)和崗位，配備熟悉人身保險業(yè)務(wù)和檔案工作的專職管理人員。
5.2 人身保險公司對自身的業(yè)務(wù)檔案可以采取自行管理、全部或部分委托具有相應檔案管理資質(zhì)的第三方管理的管理方式。
5.2.1 采取自行管理方式的，應集中到省級公司統(tǒng)一管理。
5.2.2 采取委托第三方管理方式的，應與第三方管理機構(gòu)簽訂管理合同，明確有關(guān)要求，指定專門機構(gòu)、專門人員負責監(jiān)督該機構(gòu)的運行。
5.3 檔案管理機構(gòu)和崗位的相關(guān)職責
5.3.1 按照國家有關(guān)法律、法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定制定符合本公司檔案管理工作實際情況的檔案管理實施細則。
5.3.2 按有關(guān)規(guī)定完成日常各類業(yè)務(wù)資料歸檔和保管等工作。檔案管理人員要定期檢查檔案保管情況，對破損或變質(zhì)的檔案要及時采取措施進行搶救。
5.3.3按照規(guī)定開展檔案的利用工作，為各項保險業(yè)務(wù)和管理工作服務(wù)。
5.3.4對于達到保管期限的業(yè)務(wù)檔案應按檔案鑒定銷毀制度定期進行鑒定和銷毀。
5.4 人身保險公司應建立和完善業(yè)務(wù)檔案管理工作檢查和考核制度。
6 業(yè)務(wù)文件的整理與歸檔
6.1 歸檔范圍
6.1.1 投保人在投保過程中和人身保險公司在承保、合同保全、理賠及客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)處理及服務(wù)環(huán)節(jié)中直接形成的業(yè)務(wù)文件。(參見附錄A 業(yè)務(wù)文件歸檔范圍)
6.1.2 為保證業(yè)務(wù)檔案的完整性，按照業(yè)務(wù)文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，劃定各類業(yè)務(wù)文件的歸檔范圍。不論采取何種載體形式，在業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的屬于歸檔范圍的業(yè)務(wù)文件，都應進行歸檔保管。
6.2 紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件整理與歸檔
6.2.1 各人身保險公司都必須建立健全業(yè)務(wù)文件歸檔制度，業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)處理完畢后，要按照各類業(yè)務(wù)文件的歸檔范圍和排列順序要求整理歸檔。
6.2.2 質(zhì)量要求
歸檔紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易蛻變的文件應予復制。整理歸檔紙制業(yè)務(wù)文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保管要求。
6.2.3 整理方法
6.2.3.1 裝訂
紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件的裝訂原則是以件為單位，一件一裝訂�？梢圆扇【�裝、粘貼、連發(fā)卡式裝訂機或不銹鋼釘裝訂的方法。
6.2.3.2 分類
紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件可以采用年度－業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)（或機構(gòu)）－保管期限等方法進行分類。分類方案一經(jīng)確定應保持穩(wěn)定。
6.2.3.3 排列
歸檔業(yè)務(wù)文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合業(yè)務(wù)處理順序等排列。
6.2.3.4 編目
歸檔業(yè)務(wù)文件應依據(jù)分類方案和排列順序編制歸檔目錄。歸檔業(yè)務(wù)文件應逐件編目。歸檔目錄設(shè)置保險合同號、投保人、作業(yè)流水號、頁數(shù)、備注等項目。
6.2.3.5 裝具
6.2.3.5.1保存業(yè)務(wù)檔案可以使用紙箱、檔案盒及塑封等，裝具規(guī)格不限，但應符合檔案管理的要求，有利于檔案的長期保管。
6.2.3.5.2 檔案管理人員選取一定量裝訂好的待歸檔文件，按照歸檔目錄順序裝入檔案裝具。裝滿一單位后，順次裝入下一單位。
6.2.3.5.3 檔案裝具應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置年度、保管期限、類別、盒號等必備項，并可設(shè)置起止件號、起止業(yè)務(wù)流水號、件數(shù)等選擇項。
6.2.3.5.4 備考表置于裝具內(nèi)檔案之后，項目包括裝具內(nèi)檔案情況說明、整理人、檢查人和日期。
6.3 電子文件整理與歸檔
6.3.1 人身保險公司在業(yè)務(wù)處理過程中通過對紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件采取掃描方式形成影像類電子文件。
6.3.2通過質(zhì)檢的影像類電子文件及其他屬歸檔范圍的業(yè)務(wù)處理電子文件應按照規(guī)定及時歸檔。6.3.3 人身保險業(yè)務(wù)電子文件可以采取邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式。
6.3.4 邏輯歸檔
6.3.4.1 進行邏輯歸檔時，在保證電子文件與其對應的紙質(zhì)文件的歸檔內(nèi)容保持一致的條件下，可不改變原存儲方式和位置，而僅將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交。
6.3.4.2 邏輯歸檔的電子檔案的載體可以為硬件存儲設(shè)備等。
6.3.4.3 應對記載電子檔案的硬件存儲設(shè)備的信息進行異地備份，并建立災難數(shù)據(jù)恢復機制。
6.3.4.4 采取電子檔案邏輯歸檔方式的人身保險公司，應有便捷的電子檔案查詢系統(tǒng)。
6.3.5 物理歸檔
6.3.5.1 在進行物理歸檔時，應保證電子文件的歸檔內(nèi)容與其對應的紙質(zhì)文件的歸檔內(nèi)容一致，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上，定期向檔案部門移交。
6.3.5.2 檔案管理人員按照規(guī)定的項目對電子檔案的真實性、完整性和有效性進行檢驗，確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限，由主管人員簽署審核意見后做好相關(guān)登記。
6.3.5.3 把帶有歸檔標識的電子檔案集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式兩套，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子檔案，則在解密后再制作拷貝。
6.3.5.4 存儲電子檔案的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上注明載體序號、卷宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期、用于閱讀電子檔案的計算機程序或操作系統(tǒng)版本等，歸檔后的電子檔案的載體設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。
6.3.5.5 對需要長期保存的電子檔案，在每一個電子檔案的載體中同時存有相應的機讀目錄。
7 業(yè)務(wù)檔案的保管
7.1 保管期限
人身保險業(yè)務(wù)文件的保管期限必須劃分準確，保管期限可分為保險合同終止之日起10年、保險合同終止之日起6年、檔案形成之日起6年三類（參見附錄二 業(yè)務(wù)文件保管期限表）。
7.2 保管要求
7.2.1 人身保險公司必須設(shè)置與本公司檔案業(yè)務(wù)發(fā)展相適宜的檔案庫房。檔案庫房應符合抗震、防盜、防火、防高溫、防水、防潮、防有害氣體、防鼠、防塵、防蟲、防霉、防強光等基本要求，保持適宜溫濕度。
7.2.2 物理歸檔的電子檔案應嚴格按照電子檔案保管的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，應直立存放于防塵、防垢、防變形的裝具中，定期對檔案進行抽樣檢查，如發(fā)現(xiàn)光盤、硬盤等存儲設(shè)備出現(xiàn)損壞等問題，應及時搶救。
7.2.3 載有邏輯歸檔電子檔案的存儲設(shè)備應由信息技術(shù)部門進行維護管理。
7.3 檔案管理人員調(diào)動崗位時應在離職前辦理好檔案庫房和業(yè)務(wù)檔案的交接手續(xù)。
8 業(yè)務(wù)檔案的利用
8.1查、借閱業(yè)務(wù)檔案應辦理相關(guān)手續(xù)，嚴格遵守登記和審批制度。
8.2已經(jīng)采取電子檔案管理方式的，查閱檔案時，應優(yōu)先查閱電子檔案，以保護檔案原件。
8.3 借閱人員歸還紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案后，檔案管理人員應及時檢查，確保業(yè)務(wù)檔案為原件，如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞、缺頁等情況，應追究有關(guān)人員責任。
8.4 電子檔案不對外提供借閱利用。內(nèi)部查閱電子檔案一般使用查閱盤或采取通過授權(quán)對電子檔案管理系統(tǒng)查閱的方式。
9 業(yè)務(wù)檔案的鑒定與銷毀
9.1 人身保險公司應對超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定工作應由業(yè)務(wù)檔案管理部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對超過保管期限的檔案提出存毀意見。
9.2 對確定銷毀的檔案，要登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導審查批準后予以銷毀。
9.3 經(jīng)核準銷毀的紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案應送本行政區(qū)域保密部門指定的造紙廠進行銷毀。
9.4 銷毀電子檔案的方式，包括銷毀實體和銷毀信息兩種。實體銷毀即焚毀或粉碎；信息銷毀即對電子檔案進行邏輯刪除或改錄信息。銷毀已經(jīng)物理歸檔的屬于保密范圍的電子檔案應采用實體銷毀方式。
9.5 銷毀檔案時，必須有兩人監(jiān)銷，銷毀人員及監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字，嚴格防止業(yè)務(wù)檔案遺失和泄密。銷毀清單應按照銷毀時間順序永久保存?zhèn)洳椤?BR clear=all>
（規(guī)范性附錄）
業(yè)務(wù)文件歸檔范圍
1 承保業(yè)務(wù)文件歸檔范圍
1.1 核保審批類文件
1.2 投保單
1.3 團體保險保險單副本
1.4 團體保險被保險人清單
1.5 業(yè)務(wù)員報告書
1.6 首期收費憑證
1.7 體檢報告類文件（包括但不限于病歷）
1.8 各類問卷（包括但不限于健康告知書、補充告知書、財務(wù)資料及各類證明）
1.9 生存調(diào)查表或生存調(diào)查報告
1.10 保險公司保存的各類通知書、建議書及確認書
1.11 授權(quán)書類文件：如自動轉(zhuǎn)賬授權(quán)書、賬戶復印件、賬戶所有人身份證復印件
1.12 客戶身份類文件，如投保人身份證復印件、被保險人身份證復印件
1.13 保險合同送達回執(zhí)書
1.14 其他材料
2 保全業(yè)務(wù)文件歸檔范圍
2.1 申請書類文件，如：保險合同變更申請書、解除合同申請書、生存保險金/利差/紅利領(lǐng)取申請書、恢復合同效力申請書、保險關(guān)系轉(zhuǎn)移申請書、借款申請書、保險合同補/換發(fā)申請書等。
2.2 保險合同原件（適用于根據(jù)業(yè)務(wù)處理規(guī)則需要收回保險合同原件的保全項目）
2.3 最近一期保險費收費憑證
2.4 客戶身份類文件，如：投保人身份證復印件、被保險人身份證復印件、受益人身份證復印件、監(jiān)護人身份證復印件、受托人身份證復印件等
2.5 授權(quán)書類文件，如：自動轉(zhuǎn)賬授權(quán)書、賬戶復印件、賬戶所有人身份證復印件
2.6 問卷類文件，如：補充告知問卷等
2.7 確認書類文件，如：投保單補充更正確認書、減額繳清確認書等
2.8 聯(lián)系單類文件，如：保險關(guān)系轉(zhuǎn)移聯(lián)系單等
2.9 通知書類文件，如：保險關(guān)系轉(zhuǎn)移通知書等
2.10 回執(zhí)類文件，如：附加險續(xù)保通知書回執(zhí)等
2.11 清單類文件，如：增/減人數(shù)清單等
2.12 證明類文件，如：單位證明等
2.13 領(lǐng)款憑證
2.14 批單（業(yè)務(wù)留存聯(lián)）
2.15 其他材料
3 理賠業(yè)務(wù)文件歸檔范圍
3.1 理賠申請書
3.2 理賠協(xié)議書
3.3 理賠委托書
3.4 理賠案件調(diào)查筆錄
3.5 理賠計算書/理算報告
3.6 理賠案件調(diào)查報告
3.7 領(lǐng)款人身份及金額確認書
3.8 保險合同原件（適用于根據(jù)業(yè)務(wù)處理規(guī)則需要收回保險合同原件的理賠案件）
3.9 理賠案件抄單
3.10 文件交接憑證
3.11 各種證據(jù)材料及證明類文書
3.12 業(yè)務(wù)批單
3.13 客戶身份類文件，如投保人身份證復印件、被保險人身份證復印件、受益人身份證復印件、監(jiān)護人身份證復印件、受托人身份證復印件等
3.14 其他材料
附 錄 B
（規(guī)范性附錄）
業(yè)務(wù)文件保管期限表
|
序號 |
業(yè)務(wù)檔案名稱 |
紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件保管期限 |
電子業(yè)務(wù)文件保管期限 |
備注 |
|
一 |
承保業(yè)務(wù)文件類 |
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|
按照歸檔文件進行分類 |
|
1 |
投保單 |
保險合同終止之日起10年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
2 |
團體保險被保險人清單 |
保險合同終止之日起10年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
3 |
體檢報告 |
保險合同終止之日起10年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
4 |
各類問卷 |
保險合同終止之日起10年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
5 |
一年期及以下短期險承保業(yè)務(wù)留存憑證（如：航意險、旅游意外險等的承保業(yè)務(wù)留存憑證） |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
6 |
其他材料 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
二 |
保全業(yè)務(wù)文件類 |
|
|
按照保全項目進行分類 |
|
1 |
職業(yè)變更 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
2 |
投保人變更 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
3 |
受益人變更 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
4 |
合同效力恢復 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
5 |
權(quán)益轉(zhuǎn)換 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
6 |
保險合同補/換發(fā) |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
7 |
保險合同代服務(wù) |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
8 |
保險關(guān)系轉(zhuǎn)入 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
9 |
領(lǐng)取方式/年齡變更 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
10 |
減額繳清 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
11 |
補充告知 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
12 |
投保要約確認 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
13 |
付款方式/授權(quán)賬戶變更或撤銷 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
14 |
保額增加權(quán)益 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
15 |
生存金轉(zhuǎn)保 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
16 |
增/減人數(shù) |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起6年 |
|
|
17 |
減少保額 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起6年 |
|
|
18 |
解除保險合同 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起6年 |
|
|
19 |
性別、出生日期、證件類別、證件號碼錯誤更正 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起6年 |
|
|
20 |
保險合同的質(zhì)押 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起6年 |
|
|
21 |
匯交保險合同與個人保險合同的轉(zhuǎn)換 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起6年 |
|
|
22 |
紅利/利差領(lǐng)取方式的變更 |
檔案形成之日起6年 |
檔案形成之日起6年 |
|
|
23 |
墊交 |
檔案形成之日起6年 |
檔案形成之日起6年 |
包括取消墊交、申請墊交和墊交還款 |
|
24 |
出國告知 |
檔案形成之日起6年 |
檔案形成之日起6年 |
|
|
25 |
保險關(guān)系轉(zhuǎn)出 |
檔案形成之日起6年 |
檔案形成之日起6年 |
|
|
26 |
新增附加險
|
檔案形成之日起6年 |
檔案形成之日起6年 |
|
|
27 |
附加險續(xù)保 |
檔案形成之日起6年 |
檔案形成之日起6年 |
|
|
28 |
地址/住址變更 |
檔案形成之日起6年 |
檔案形成之日起6年 |
|
|
29 |
文字錯誤更正 |
檔案形成之日起6年 |
檔案形成之日起6年 |
|
|
30 |
保單借款/還款 |
檔案形成之日起6年 |
檔案形成之日起6年 |
|
|
31 |
交費方式變更 |
檔案形成之日起6年 |
檔案形成之日起6年 |
|
|
32 |
生存領(lǐng)取 |
檔案形成之日起6年 |
檔案形成之日起6年 |
包括滿期、利差、紅利領(lǐng)取 |
|
33 |
猶豫期解除合同 |
檔案形成之日起6年 |
檔案形成之日起6年 |
|
|
34 |
附加險加保、附加險減保 |
檔案形成之日起6年 |
檔案形成之日起6年 |
|
|
35 |
附加險終止續(xù)保 |
檔案形成之日起6年 |
檔案形成之日起6年 |
|
|
36 |
年金領(lǐng)取 |
檔案形成之日起6年 |
檔案形成之日起6年 |
|
|
37 |
其他材料 |
檔案形成之日起6年 |
檔案形成之日起6年 |
|
|
三 |
理賠業(yè)務(wù)文件類 |
|
|
按照歸檔文件進行分類 |
|
1 |
理賠申請書 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
2 |
理賠協(xié)議書 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
3 |
理賠委托書 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
4 |
理賠案件調(diào)查筆錄 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
5 |
理賠計算書/理算報告 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
|
|
6 |
理賠案件調(diào)查報告 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
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7 |
領(lǐng)款人身份及金額確認書 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
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8 |
各種證據(jù)材料及證明類文書 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
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9 |
其他材料 |
保險合同終止之日起6年 |
保險合同終止之日起10年 |
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